Panduan Wedding Guestbook

Kelola Tamu Pernikahan dengan Lebih Mudah

Dari menambahkan daftar tamu, membagikan undangan personal, memantau RSVP, hingga proses check-in pada hari pernikahan. Ikuti panduan Guest Manager AlovaStory langkah demi langkah.

Mulai Panduan Langsung ke Hari H

QR untuk menyambungkan perangkat scanner

01PersiapanSiapkan sistem & daftar tamu 02Kirim UndanganBagikan link personal 03Pantau RSVPLihat konfirmasi tamu 04Hari HScanner & check-in

Mulai dari sini

01 · Akses Guest Manager

Masuk dan kenali dashboard

Guest Manager adalah pusat pengelolaan tamu kamu. Setelah login, semua kebutuhan mulai dari daftar tamu, RSVP, Comment Wall, scanner, hingga data kehadiran dapat dipantau dari satu tempat.

✦

Semua dalam satu tempat

Gunakan Dashboard untuk melihat kondisi tamu secara cepat, lalu buka menu yang sesuai dengan pekerjaan yang ingin kamu lakukan.

02 · Menu Guest Manager

Pilih fitur yang ingin kamu kelola

Menu utama memisahkan setiap pekerjaan agar lebih mudah ditemukan. Mulai dari Daftar Tamu, Import, Pesan WhatsApp, RSVP, Comment Wall, sampai Hubungkan Scanner.

Daftar TamuImport Daftar TamuPesan WhatsAppRSVPComment WallHubungkan Scanner

Masukkan daftar tamu

Tambahkan tamu ke sistem

Kamu bisa memasukkan tamu satu per satu atau mengimpor banyak nama sekaligus melalui file Excel/CSV.

Tambah Manual

Cocok untuk menambahkan beberapa tamu secara langsung. Klik + Tambah Tamu, isi nama, lalu simpan.

Import Excel / CSV

Untuk jumlah tamu yang besar, unduh contoh file, isi nama tamu, lalu upload kembali ke Guest Manager.

Halaman import daftar tamu Excel atau CSV

Tips: gunakan nama seperti yang ingin kamu tampilkan di undangan, misalnya “Keluarga Bapak Andi” atau “Rijal & Partner”.

04 Siapkan pesan WhatsApp

Buat pesan undangan sekali, gunakan untuk semua tamu

Atur format pesan sebelum mulai membagikan undangan. Nama tamu dan link personal akan disesuaikan otomatis sehingga kamu tidak perlu menulis pesan satu per satu.

{nama_tamu}{link_undangan}{kartu_tamu}{nama_pasangan}{tanggal}

Pilih template sesuai kebutuhan

Kamu dapat memilih contoh pesan lalu menyesuaikan copy sebelum menyimpannya.

Pengaturan pesan WhatsApp pada Guest Manager

Kirim undangan

Bagikan undangan personal kepada tamu

Setiap tamu mempunyai link personal. Dari Daftar Tamu, kamu bisa menyalin link atau pesan WhatsApp yang sudah disiapkan.

↗

Salin Link

Ambil URL undangan personal milik tamu.

Salin Pesan WA

Salin pesan yang sudah otomatis berisi nama dan link tamu.

✓

Tandai Sudah Dikirim

Gunakan sebagai penanda setelah undangan benar-benar terkirim.

Jangan tertukar

Setiap tamu memiliki link personal sendiri. Hindari mengirim link milik satu tamu kepada tamu lainnya.

Pantau RSVP

Ketahui siapa yang akan hadir

Jawaban RSVP yang masuk dapat dipantau dari Dashboard dan Daftar Tamu. Gunakan filter untuk melihat tamu hadir, tidak hadir, atau yang belum memberikan konfirmasi.

Statistik RSVP pada Dashboard Guest Manager

Total TamuSemua tamuRSVP HadirKonfirmasi hadirBerhalanganTidak hadirBelum KonfirmasiPerlu dipantau

Menjelang acara: gunakan filter Belum Konfirmasi untuk mengetahui siapa yang mungkin perlu kamu hubungi kembali.

07 Kelola Comment Wall

Atur ucapan yang tampil di undangan

Comment Wall membantu kamu memoderasi ucapan tamu. Saat sudah ada ucapan, kamu dapat menentukan mana yang ingin ditampilkan atau disembunyikan dari undangan.

◉

Tampilkan

Ucapan dapat terlihat di undangan.

○

Sembunyikan

Ucapan tetap tersimpan tetapi tidak ditampilkan.

Hapus

Gunakan untuk menghapus ucapan yang tidak diperlukan.

Persiapan Hari H

Hubungkan scanner

Sambungkan HP petugas sebelum acara dimulai

Guest Manager menyediakan dua slot scanner. Hubungkan HP atau tablet petugas menggunakan QR pairing agar perangkat siap digunakan untuk scan QR tamu.

Halaman Hubungkan Scanner dengan dua slot perangkat

QR Pairing

Scan untuk menghubungkan perangkat

QR pairing berlaku dalam waktu terbatas. Jika kedaluwarsa, buat QR baru lalu scan kembali dari HP petugas.

1Klik Sambungkan→2Buka Scanner di HP→3Scan QR Pairing→4Scanner Aktif

Check-in hari H

Pantau kehadiran secara langsung

Selama acara, tamu yang check-in akan tercatat pada bagian Check-in Terbaru. Jika diperlukan, petugas juga dapat menggunakan Check-in Manual.

Sebelum ada check-in Check-in Terbaru sebelum ada tamu yang hadir

Tombol + Check-in Manual dapat digunakan sebagai alternatif jika QR tidak dapat digunakan.

Setelah tamu check-in Data check-in terbaru setelah tamu tercatat hadir

Nama, waktu, dan sumber check-in akan muncul dalam daftar sehingga petugas dapat memantau aktivitas registrasi.

↓

Simpan data setelah acara

Gunakan tombol Unduh Data Kehadiran untuk menyimpan data check-in sebagai dokumentasi.

Lihat Ringkasan Alur

Ringkasan

Alur penggunaan Guest Manager

Kalau kamu hanya ingin mengingat urutan besarnya, gunakan alur berikut.

01Login→02Tambah Tamu→03Atur Pesan WA→04Kirim Undangan→05Pantau RSVP→06Hubungkan Scanner→07Check-in Hari H

FAQ

Pertanyaan yang sering ditanyakan

Beberapa hal yang biasanya perlu diketahui saat pertama kali menggunakan Guest Manager.

Apakah setiap tamu mendapatkan link yang berbeda?+

Ya. Link personal pada Daftar Tamu digunakan untuk masing-masing tamu. Karena itu, pastikan link yang dikirim sesuai dengan nama penerimanya.

Apakah daftar tamu harus dimasukkan satu per satu?+

Tidak. Kamu dapat menggunakan menu Import Daftar Tamu untuk menambahkan banyak nama melalui file Excel atau CSV.

Bagaimana jika QR tidak dapat digunakan saat hari H?+

Gunakan tombol Check-in Manual pada area Check-in Terbaru sebagai alternatif pencatatan kehadiran.

Berapa perangkat scanner yang dapat dihubungkan?+

Pada tampilan Guest Manager tersedia dua slot scanner, yaitu Scanner 1 dan Scanner 2.

Apakah data kehadiran dapat disimpan?+

Ya. Gunakan tombol Unduh Data Kehadiran pada bagian Check-in Terbaru untuk menyimpan data yang tersedia.

Butuh Bantuan?

Masih mengalami kendala?

Kalau ada bagian Guest Manager yang belum jelas, hubungi AlovaStory dan sertakan screenshot kendala agar kami lebih mudah membantu.

Hubungi AlovaStory